Faktury a doklady
Seznam dokladů, nový doklad z rozpočtu projektu, zákonná kontrola a papír s QR platbou.
Faktura se nejčastěji vystavuje z projektu: vybereš ho, řekneš, co z jeho rozpočtu fakturuješ, a odběratel i položky se předvyplní. Před vystavením projde doklad seznamem povinných náležitostí — dokud v něm něco chybí, tlačítko Vystavit doklad nejde použít.
K čemu to je
Nový doklad se vyplňuje po pěti krocích — Za co, Komu, Položky, Platba, Kontrola — nebo celý na jedné stránce. Z projektu se vezme odběratel z karty zákazníka, položky rozpočtu i schválené vícepráce. Položka, která už je na jiném dokladu, se znovu nenabídne.
Typ dokladu a to, co z rozpočtu vzít, jsou dvě samostatné volby. Typ: faktura, zálohová faktura (výzva k platbě předem, není daňový doklad) a konečná faktura, která odečte zaplacené zálohové faktury projektu. Z rozpočtu: celý, jen materiál, jen práce (hodinové položky), nebo prázdný soupis. Dobropis se vystavuje z detailu původního dokladu.
Doklad si při založení uloží otisk údajů z nastavení fakturace — jméno, adresu, IČO, DIČ, bankovní účet a to, co se má na papíře tisknout. Pozdější změna nastavení už uložený doklad nepřepíše.
Zákonné náležitosti hlídá aplikace. Seznam se přepočítává s každou změnou: u plátce DPH přibude DIČ dodavatele a datum zdanitelného plnění, u dokladu nad 10 000 Kč adresa odběratele, u přenesené daňové povinnosti DIČ odběratele. Koncept stačí se jménem odběratele a jednou položkou s cenou, zbytek se doplní později.
Vystavený nezaplacený doklad placený převodem nese QR Platbu: číslo účtu, zbývající částku, variabilní symbol a zprávu pro příjemce. Zákazník ji naskenuje v bankovní aplikaci a nic nepřepisuje.
Plátce DPH má navíc stránku Podklady k DPH (Faktury › Složky): z vystavených dokladů a zapsaných výdajů sečte řádky přiznání k DPH a kontrolního hlášení, upozorní na doklady, kterým něco chybí (třeba DIČ odběratele nebo DUZP), a podklady se dají stáhnout jako CSV pro účetní. K zaplacené zálohové faktuře vystaví aplikace plátci daňový doklad k přijaté platbě sama; v nastavení fakturace se to dá vypnout.
- Položky ani odběratele z projektu nepřepisuješ — předvyplní se z rozpočtu a z karty zákazníka.
- Položka rozpočtu ani schválená vícepráce, která už je na jiném dokladu, se znovu nenabídne.
- Chybějící zákonnou náležitost ohlásí kontrola dřív, než doklad odejde.
- Zákazník platí naskenováním QR kódu a číslo účtu, částku ani variabilní symbol nepřepisuje.
- Vidíš, kolik je po splatnosti a jestli odběratel doklad vůbec otevřel.
Na obrazovce
01Celá obrazovka
Tak, jak ji vidí zákazník po přihlášení. Níž je rozebraná po částech.
Ukázka · ukázková data
02Čísla nad seznamem
Věta nahoře říká, kolik je po splatnosti a jak stará je nejstarší dlužná faktura. Pod ní čtyři čísla: dvě za tento měsíc a dvě o tom, co je právě nezaplacené.
Snímek se posouvá do stran
Kolik peněz je po splatnosti, v kolika fakturách a kolik dní po splatnosti je ta nejstarší. Když nic po splatnosti není, věta řekne, kolik čeká na úhradu.
Pošle upomínku ke každé faktuře po splatnosti, která má propojeného zákazníka. Upomínka odejde jako zpráva do vlákna se zákazníkem a text se vezme ze šablony v Nastavení.
Hledat prohledá číslo dokladu, odběratele a projekt. Složky nesou řazení (nejnovější, podle splatnosti, podle částky) a nástroje: export CSV, platby z banky, podklady k DPH, importy, opakované faktury a nastavení fakturace. Pro účetní připraví doklady za období ke stažení (PDF, ISDOC, přehled v CSV, Pohoda XML). Faktura otevře nový doklad.
Kolik bylo v tomto měsíci vyfakturováno (bez konceptů a stornovaných dokladů) a kolik v něm na platbách přišlo. Pod částkou je počet faktur.
Nezaplacená část všech vystavených dokladů, včetně těch po splatnosti — ne jen za tento měsíc.
Součet nezaplacených částek po datu splatnosti. Klik na kterékoli číslo přepne seznam pod ním na odpovídající skupinu dokladů.
- Něco je po splatnosti — celá dlaždice
- Nic po splatnosti — dlaždice zůstane světlá
Délky úseků odpovídají částkám: zaplaceno tento měsíc, čeká na úhradu a ještě není po splatnosti (černě), po splatnosti.
- Zaplaceno tento měsíc
- Po splatnosti
03Přijaté faktury
Zákazník vidí faktury, které mu řemeslníci vystavili. Seznam je jen ke čtení — nový doklad, upomínky ani čísla nad seznamem tu nejsou.
Snímek se posouvá do stran
Jestli je něco po splatnosti a kolik čeká na úhradu.
Vše · Po splatnosti · Čekají · Zaplacené · Koncepty, s počtem dokladů, když nějaké jsou.
Kdo doklad vystavil a ke kterému projektu patří. Pomlčka znamená doklad bez projektu.
Štítek s barvou stavu.
- Čeká — ještě nezaplacená
- Zaplaceno — s datem úhrady
- Po splatnosti — s počtem dní
Klik na řádek otevře doklad — papír s platebními údaji a QR platbou.
04Za co: typ dokladu a zdroj
Nový doklad otevřený z projektu. První krok říká, jaký doklad vzniká a co z rozpočtu projektu na něj půjde. Souhrn vpravo se přepočítává s každou změnou.
Snímek se posouvá do stran
Za co · Komu · Položky · Platba · Kontrola. Zelený krok je vyplněný, černý je ten, na kterém stojíš. Na kterýkoli krok se dá kliknout.
Po krocích, nebo celý formulář na jedné stránce. Volba se pamatuje v prohlížeči.
Faktura, Zálohová faktura (výzva k platbě předem, není daňový doklad), nebo Konečná faktura, která odečte zaplacené zálohy projektu. Když má projekt zaplacenou zálohu a v rozpočtu něco zbývá, předvybere se konečná.
Nepovinné. Z vybraného projektu se vezme odběratel z karty zákazníka a položky rozpočtu. Bez projektu se soupis píše ručně nebo z ceníku.
Celý rozpočet (všechny dosud nevyfakturované položky i schválené vícepráce), Jen materiál (položky kromě hodinových), Jen práce (hodinové položky), nebo Vlastní od nuly. U zálohové faktury se místo toho navrhne záloha 40 % rozpočtu.
Rozpočet projektu a kolik z něj už je na vystavených dokladech. Má-li projekt zaplacené zálohy, přibude jejich součet.
K úhradě s rozpadem na základ a DPH, odběratel, splatnost a typ dokladu. Přepočítá se s každou změnou ve formuláři.
Koncept stačí se jménem odběratele a jednou položkou s cenou a dá se dokončit později. Rovnou na kontrolu přeskočí zbylé kroky — z projektu jsou odběratel i položky vyplněné.
05Komu: odběratel
Odběratel se vezme z karty zákazníka projektu. U firmy stačí IČO a tlačítko ARES — název, DIČ a sídlo se doplní z veřejného rejstříku.
Snímek se posouvá do stran
Zákazník a projekt, ze kterého doklad vzniká. Karta zákazníka a Projekt vedou na zdroj — trvalou opravu IČO nebo sídla je lepší udělat na kartě než na jednom dokladu.
Pro firmy a OSVČ. Tlačítko ARES podle osmimístného IČO doplní z veřejného rejstříku název, DIČ a sídlo; údaje je potřeba zkontrolovat.
Jméno nebo název je jediné povinné pole odběratele. DIČ se vyplňuje u firmy; u přenesené daňové povinnosti ho kontrola vyžaduje.
Na tenhle e-mail se doklad posílá z detailu (Poslat › E-mailem). Bez e-mailu ho pošleš ručně — jako PDF, nebo zkopírovaný platební odkaz.
U plátce DPH patří na daňový doklad nad 10 000 Kč sídlo odběratele — kontrola ho pak vyžaduje.
06Položky: soupis z rozpočtu
Řádky z rozpočtu projektu jsou označené a dají se přepsat, přidat i odebrat. Schválená vícepráce je na dokladu jako samostatný zvýrazněný řádek.
Snímek se posouvá do stran
Z rozpočtu projektu je jen štítek — řádky přišly z rozpočtu podle volby v prvním kroku. Z ceníku… přidá položku z tvého ceníku, + Vlastní položka prázdný řádek.
Popis, množství, jednotka, cena za jednotku a celkem. Označení „z rozpočtu projektu“ hlídá dvojí fakturaci — stejná položka se na další doklad znovu nenabídne.
Rozbalí druhý řádek: upřesnění pod názvem položky, slevu v procentech a sazbu DPH řádku. Uložit do ceníku si položku ponechá pro další doklady.
Změna s dopadem na cenu, kterou zákazník v projektu schválil. Přidá se s volbou Celý rozpočet a jen jednou — na další doklad se už nenabídne. Neschválená změna se na doklad sama nepřidá.
Jen u plátce DPH: sazba pro celý soupis (21, 12 nebo 0 %) a přenesená daňová povinnost podle § 92e. Sazbu jednoho řádku změníš v jeho upřesnění.
Základ, DPH po sazbách, zaokrouhlení na celé koruny (rozdíl jde na doklad jako samostatný řádek) a celkem k úhradě. Závazně součty přepočítá server při uložení.
07Kontrola a vystavení
Poslední krok vypíše povinné náležitosti dokladu podle zákona. Dokud některá chybí, tlačítko Vystavit doklad nejde použít; koncept se uložit dá.
Snímek se posouvá do stran
Vždy: dodavatel s IČO z nastavení fakturace, odběratel, aspoň jedna položka s popisem a cenou, datum vystavení a u platby převodem bankovní účet. Chybějící řádek má místo fajfky křížek a odkaz Doplnit, který vede na správný krok nebo do nastavení.
Přibude DIČ dodavatele a DUZP, u dokladu nad 10 000 Kč sídlo odběratele, u přenesené daňové povinnosti DIČ odběratele. Neplátce má místo toho řádek, že na dokladu bude „Nejsem plátce DPH“.
Ukázat celý doklad rozbalí papír tak, jak ho dostane zákazník, zatím bez čísla a QR platby. Otevřít PDF vytvoří náhled jako soubor.
Koncept se uloží i s chybějícími náležitostmi, stačí jméno odběratele a jedna položka s cenou. Vystavit doklad je dostupné, až když jsou všechny náležitosti splněné; ve firmě se schvalováním místo něj stojí Odeslat ke schválení.
08Papír: hlavička, strany a položky
Přesně to, co zákazník dostane v PDF. Papír je bílý i v tmavém motivu — náhled se nepřebarvuje.
Snímek se posouvá do stran
Vlevo logo (bez nahraného loga první písmeno jména) a jméno s kontaktem, vpravo druh dokladu a číslo z číselné řady.
Údaje z nastavení fakturace tak, jak byly při založení dokladu: jméno, adresa, IČO, DIČ, účet a kontakt.
Z kroku Komu — z karty zákazníka nebo z ARESu. U firmy se tiskne i IČO a DIČ.
Datum vystavení, datum zdanitelného plnění (jen u plátce DPH), splatnost a forma úhrady. Vyplněné období plnění a číslo objednávky odběratele se přidají vedle.
Označení dodávky, množství, cena za jednotku, sazba DPH a celkem bez DPH. Doklad s položkami různého druhu je tiskne po oddílech (Práce, Materiál, Doprava, Vícepráce) s mezisoučtem každého; tenhle má jedinou položku.
Základ a daň zvlášť za každou sazbu na dokladu. Neplátce má místo tabulky větu, že není plátcem DPH; u přenesené daňové povinnosti je místo daně pomlčka a věta, že daň odvede zákazník.
Základ daně, DPH po sazbách, cena díla celkem a částka k úhradě. U částečně zaplaceného dokladu se před ní odečte, co už přišlo.
09Jak zaplatit
Dole na dokladu od řemeslníka jsou platební údaje a QR platba. Stačí ji naskenovat v bankovní aplikaci.
Snímek se posouvá do stran
Naskenuj ji v mobilní bance — číslo účtu, částka k úhradě, variabilní symbol i zpráva pro příjemce se vyplní samy.
Účet řemeslníka, na který se platí.
Když platíš ručně, uveď ho — podle něj se platba přiřadí ke správnému dokladu.
10Pravý sloupec detailu
Vedle papíru stojí to, co se o dokladu čte: stav, upomínky a vazby na projekt a zákazníka.
Snímek se posouvá do stran
Vystavená, Částečně zaplacená, Zaplacená… Po splatnosti je celý blok červený a místo stavu v něm stojí Po splatnosti.
Datum splatnosti, kolik dní do ní zbývá (nebo kolik uplynulo) a kolik je k úhradě; u částečné platby i z jaké celkové částky.
Odeslané upomínky s pořadím a datem.
Kdy doklad odešel a jestli ho odběratel otevřel — kdy poprvé, naposledy a kolikrát. Počítá se otevření odkazu z e-mailu, dokladu v aplikaci nebo stažení PDF, ne samotné otevření e-mailu.
Nabízí další upomínku v pořadí. Otevře náhled, text jde před odesláním přepsat; upomínka odejde zákazníkovi jako zpráva.
Projekt s rozpočtem a tím, kolik z něj je vyfakturováno, a karta zákazníka. U dobropisu nebo konečné faktury přibude doklad, ke kterému patří.
Jak na to
- Nastav fakturační údajeV nastavení fakturace: IČO, DIČ a režim DPH, bankovní účty, číselné řady, výchozí splatnost, logo, patička a co se má na dokladu tisknout.
- Otevři doklad z projektuFaktura nad seznamem, nebo Vystavit v záložce Peníze projektu. Vyber typ dokladu a co z rozpočtu vzít — odběratel i položky se předvyplní.
- Zkontroluj odběratele a položkyU firmy doplní sídlo a DIČ ARES podle IČO. Položky jde přepsat, přidat z ceníku nebo ručně a sazbu DPH změnit u celého soupisu i u řádku.
- Nastav splatnost a účetV kroku Platba: datum vystavení, splatnost (výchozí z nastavení), DUZP u plátce, způsob úhrady a bankovní účet.
- VystavKontrola vypíše povinné náležitosti. Dokud je v ní křížek, doklad vystavit nejde; vystavený dostane číslo a u platby převodem QR platbu.
- Pošli a hlídej splatnostZ detailu pošleš doklad e-mailem nebo zkopíruješ platební odkaz. Po splatnosti je doklad v seznamu nahoře; upomínka jde poslat z řádku, z detailu i hromadně.
- Zapiš platbuOznačit zaplaceno otevře krátký dialog: částka a datum jsou předvyplněné, jde zapsat i částečná platba a omyl vrátit. S napojenou bankou se platby párují ve Faktury › Platby z banky.
Na co si dát pozor
- Faktury jsou jen v PRO a PRO se aktivuje jen s ověřeným IČO — daňový doklad vystavuje podnikatel.
- Zálohová faktura není daňový doklad a dobropis se vystavuje z detailu původního dokladu. Nepřepisuj kvůli nim běžnou fakturu — každý typ má vlastní číselnou řadu.
- Etapy platebního kalendáře (záložka Peníze v projektu) se s doklady párují podle pořadí data vystavení, ne podle obsahu: první doklad projektu patří k první etapě, druhý k druhé — počítá se i rozepsaný koncept, stornované doklady a dobropisy ne. U etapy s dokladem stojí částka a stav toho dokladu (zaplaceno, splatná, po splatnosti), ne procento z ceny. Částku etapy doklad sám nepřebírá: Vystavit u etapy otevře u prvního dokladu zálohovou fakturu na 40 % rozpočtu, u dalších doklad se zbytkem rozpočtu — částku případně uprav v Položkách.
- Platba se k dokladu zapíše ručně (Označit zaplaceno, Zapsat platbu), nebo se spáruje z pohybů na účtu v Platbách z banky. Sama se zapíše jen přesná shoda variabilního symbolu a částky, a jen když si automatické zapisování zapneš; ostatní návrhy čekají na potvrzení.
- Automatické upomínky po splatnosti jsou výchozí vypnuté. Zapínají se v Nastavení › Automatizace, kdy odejde první, odstup dalších a kolik jich smí odejít je v Nastavení › Fakturace. Odcházejí e-mailem na adresu odběratele; ruční upomínka se do jejich počtu započítá.
- Odpracované hodiny, záruka i fotky se na doklad vezmou z projektu při jeho založení. Co v projektu přibude potom, se do už uloženého dokladu nepromítne.